L’OPIC a décidé d’instaurer les quatre changements suivants, qui entreront en vigueur le 8 juin 2009 :
- Un formulaire de paiement des frais a été mis en place pour aider les clients à fournir l’information financière nécessaire pour effectuer un paiement;
- L’OPIC ne conservera plus dans ses dossiers de liste des données des cartes de crédit des clients;
- Les clients ne pourront proposer qu’un seul autre mode de paiement;
- L’OPIC recommande l’utilisation d’une autorisation générale mise à jour pour les paiements de frais envoyés par la poste, par télécopieur ou remis en main propre.
L’OPIC offre l’avertissement suivant:
Le formulaire de paiement des frais ne doit être employé que pour fournir des données financières relatives au mode de paiement des frais, ainsi que d’autres renseignements qui aideront la Direction des finances de l’OPIC à traiter le paiement correctement. Toute information plus détaillée, telle que des renseignements concernant les motifs pour lesquels ces frais sont payés ou toute information relative au traitement d’une demande, doit être présentée dans un document distinct (p. ex. dans la correspondance d’accompagnement). L’information fournie dans le formulaire ne fait pas partie du dossier principal associé à une demande ou à toute autre procédure. L’OPIC ne met pas cette information à la disposition du public.
L’énoncé de pratique suivant est également prévue concernant l’autorisation pour le prélèvement d’un montant en souffrance: